Чем занимаются сотрудники на удаленке? топ 10 программ для контроля удаленных работников

Скрытое наблюдение и мониторинг компьютеров сотрудников

Проблема учета рабочего времени и наблюдения за сотрудниками — не нова. Еще тысячи лет до нашей эры человечество столкнулось с ней. Именно тогда на свет появилось слово «стимул», в переводе с латинского означающее «острая палка», которой погонщики стимулировали осликов.

Наблюдение за сотрудниками до нашей эры

Славное было время. Моря бороздили галеры, где суровые надсмотрщики плетьми и «добрыми» словами стимулировали гребцов. Если посмотреть на ситуацию современным взором, то получается следующее. В прадедушках офисов прародители менеджеров следили за правильным использованием рабочего времени древними офисными работниками.

Наша фирма пользуется продуктом Mipko Employee Monitor. Несмотря на сообщение директора сотрудникам фирмы об внедрении программы в офисе, нам удалось выявить недобросовестного сотрудника, работающего в пользу конкурентов. Кроме того, замечено, что атмосфера в коллективе улучшилась — перестали распространяться вымышленные сплетни, вызывавшие склоки и конфликты в дамской части коллектива фирмы. Спасибо Вам за Ваш продукт.

Алексей (системный администратор)

Чет-нечет или все же учет рабочего времени?

А что в 21 веке? На смену острым палкам пришли программы мониторинга за сотрудниками и компьютерами. Оно и понятно, каждого подчиненного плетью по спине не погладишь, но «доброе» слово по почте пульнут можно. «Большой брат» пребывает в уверенности, что ситуация под контролем, а сотрудники делают все возможное, чтобы уйти из-под луча мониторинга компьютеров. Не секрет, что программы слежения за сотрудниками и контроля использования рабочего времени обладают рядом недостатков. Этими «дырами» подчиненные и пользуются.

• Если система стала подтормаживать, значит, шеф «подключился». Нужно срочно закрывать Fishki.net.
• Если пошел «глюк» почтовика, то есть вероятность, что за тобой следят. «Убиваем» пасьянс и открываем «1С».
• Если «запел» антивирус об обнаружении активности, выскакиваем из «аськи».

Ряд офисных сотрудников в 100 000 раз умнее утюга. Вы же именно за это их взяли на работу? Следить за неглупым работником «дырявым» софтом — всегда оставаться в дураках.

• Эти хитрецы пользуются безопасными режимами подключения (https). В итоге шеф видит только голую ссылку. Например, доступ к почтовому ящику через web-интерфейс — вошел и пишет, что хочет и кому хочет. В эти моменты коммерческая тайна рыдает крокодиловыми слезами.
• Общение в «аське» отследить очень сложно, если подключиться напрямую к серверу icq.com
• У особенно изворотливых всегда готов контраргумент. Нас 5 человек работает за одним компьютером, с чего вы взяли, что это я посещал www.bigboobs-pamella.com?

Может ли современная наука что-то противопоставить этим ленивым умникам? Конечно!

Mipko Employee Monitor — правильный мониторинг компьютеров

Mipko Employee Monitor хитрее самого хитрого «утюга». Она стабильна, как фунт стерлингов и незаметна, словно агент КГБ. Слежение за компьютером, учет рабочего времени — все ей по силам. Создатели наделили ее следующими возможностями.

Наиважнейшие функции контроля

Мотивация. Если в работе подчинённого не обнаружено недостатков, задача
выполнена качественно, и в срок, он должен получить поощрение от
руководителя. Даже если поощрение будет моральным, это в дальнейшем будет
мотивировать сотрудника, качественно выполнять свои обязанности.

Принуждение. Постоянный надзор начальника снизит вероятность
безответственного отношения подчинённых, к своим функциям. Чем ниже квалификация
работников, тем более жёстким должен быть надзор!

Дисциплина. Чем ниже дисциплина, тем плотнее нужно контролировать персонал.

Для получения всех этих «плюшек» от внедрения контроля, важно проводить его правильно. Вот основные принципы контроля

Возможность разграничить частную жизнь и работу

Как остроумно заметили авторы журнала Fortune, «проверка рабочей почты после работы вредит вашему здоровью». Согласно исследованию Worker’s Options Survey, 59% сотрудников проверяют рабочие и-мейлы во внерабочее время. 

Это нарушает баланс работа/личная жизнь, – отсюда «психологические проблемы, заболевания сердца и желудочно-кишечного тракта». 

При эффективном мониторинге сотрудники несут ответственность за то, что переносят работу за пределы рабочего места. Технологические разработки позволяют четче разграничить работу и личную жизнь. 

Внедряя системы отслеживания персонала в свой офис, расскажите об упомянутых преимуществах, чтобы сотрудники понимали: системы контроля – стратегическое решение, которое столь же выгодно им самим. 
 

Два основных метода контроля

Худшее, что можно придумать – это установить над отделом продаж жёсткий прямой контроль: в буквальном смысле встать за плечом у каждого сотрудника и наблюдать за каждым его действием

Ощущая такое внимание со стороны руководства, ваши люди неизбежно начнут напрягаться, и этот стресс просто не позволит им работать эффективно

Так что, у вас остаётся два пути:

1. Создать условия, при которых сотрудники будут сами следить за собой;
2. Мониторить отдел продаж без прямого присутствия, ненавязчиво.

Мы рекомендуем сочетать оба подхода: и помогать менеджерам самим отслеживать собственную продуктивность, и держать руку на пульсе. 

Автоматизация контроля над сотрудниками

Все офисные сотрудники сейчас работают за компьютерами, а значит, вам достаточно организовать сбор данных о том, что они за своими ПК делают. В этом помогают автоматические системы учёта рабочего времени – например, программное обеспечения для мониторинга сотрудников Kickidler. Оно:

• Отслеживает всю активность за компьютером: 
  • Время начала и завершения работы;
  • Открытые приложения;
  • Время, проведённое в каждом приложении.
• Автоматически создаёт отчёты – как по всей компании, так и с детализацией до каждого отдельного сотрудника – анализирует продуктивность специалистов, формирует нужные для работы с данными графики;
• Позволяет записывать видео с монитора сотрудника или подключаться к его компьютеру удалённо;
• Ведёт логи нажатия клавиш;
• Предоставляет сотрудникам доступ к статистике для того, чтобы они могли контролировать себя без участия руководителя, может рассылать уведомления и напоминания.

Все модули настраиваются – не нужен кейлоггер?* Отключаете. И так далее.

Преимущества таких решений:

• Кикидлер собирает полные данные по каждому сотруднику и представляет их вам в удобном для работы формате: вся информация доступна за один клик;
• Контроль стопроцентно объективен – вам легко будет обосновать любое своё решение;
• При правильной настройке можно выстроить систему, в которой сотрудники сами контролируют себя с помощью Кикидлера, а вам останется только осуществлять «контроль над контролем».

То есть такой софт экономит огромное количество времени, помогает создать всеобъемлющую и непредвзятую систему контроля над персоналом – это именно то, что нужно.

Отключение функции кейлоггера очень скоро появится в функционале нашей программы.

«Личное пространство» все-таки никто не отменял

Но что означает «поставить в известность» работников о контроле за ними? Достаточно ли простого уведомления или требуется что-то еще?

В сентябре 2017 года Большая Палата ЕСПЧ пересмотрела дело «Барбулеску против Румынии» (Постановление ЕСПЧ от 5 сентября 2017 «Дело «Бэрбулеску (Barbulescu) против Румынии» (жалоба № 61496/08). Кратко напомним суть дела: работник был уволен за использование служебного аккаунта в чате программы обмена мгновенными сообщениями компании Yahoo для личной переписки. При этом работодатель отслеживал сообщения в режиме реального времени. Национальные суды и ЕСПЧ признал действия работодателя обоснованными, а право работника на тайну личной жизни и переписки не нарушенным. Большая Палата не согласилась с такими выводами. Причем аргументы Большой палаты могут повлиять и на российскую судебную практику, поскольку практика ЕСПЧ применима и на территории Российской Федерации.

Прежде всего, на взгляд ЕСПЧ, работодатель обязан:

1

уведомить работника до начала контроля за ним (заранее). При этом в уведомлении сообщить о:

• характере (типе) контроля (то есть что это за контроль – видеонаблюдение, специальная программа чтения писем, наблюдение другим работником и т.п.);
• степени (глубине) контроля (то есть какие сферы работы проверяются, например, отслеживание в реальном времени всей переписки работника или только время от времени в ограниченном объеме, установка камер видеонаблюдения только в рабочем кабинете или и в иных помещениях и др.).

Подобная позиция полностью согласуется с требованиями , поскольку позволяет наиболее полно и достоверно уведомить работника об условиях труда.

2

Обосновать необходимость контроля и выбрать соразмерную степень контроля за работником.

Работодатель должен выбрать такую степень (глубину) и форму контроля, чтобы это было оправдано для целей обеспечения его законных интересов и контроля за работником. То есть, например, если сотрудник работает с конфиденциальной информацией, разглашение которой может повлечь серьезные последствия для работодателя и (или) третьих лиц, вполне оправдана будет слежка за использованием корпоративной почты или рабочего аккаунта в соцсети, установка программ отслеживания копирования информации на внешние носители и т.п. В тоже время такие меры будут выглядеть странными в отношении, например, простого водителя или сотрудника, чьи функции сводятся к ответу на звонки и не связаны с обработкой конфиденциальной информации. Но за таким сотрудником можно будет установить иную форму контроля, чтобы предотвратить «пустые» игры на компьютере на рабочем месте.

То есть в данном случае работодателю рекомендуется проработать разные формы контроля за разной категорией работников.

3

Вмешательство в личную жизнь сотрудника должно быть разумным и ограниченным ровно в той мере, которая требуется для отслеживания исполнения им трудовой функции.

В данном случае логика ЕСПЧ такова: например, работнику запрещено использовать корпоративную почту для личных целей. В этом случае при отслеживании входящий и исходящей корреспонденции работодатель должен:

при обнаружении «подозрительной» или явно «личной» переписки просмотреть ее ровно в той степени, в которой достаточно чтобы определить характер письма.

Например, иногда самой темы письма в поле «Тема» достаточно, чтобы понять о «нецелевом» содержании письма, или это можно понять из нескольких строк в начале письма. При этом работник заранее (в уведомлении о «слежке») должен быть оповещен о возможности просмотра личной переписки. И работнику должны быть обеспечены условия защиты его прав на личную жизнь и тайну корреспонденции, например, путем обязательного предварительного уведомления работника о вскрытии его личной переписки;

принять меры для предотвращения разглашения информации о личной жизни работника и содержании его корреспонденции, в частности, ограничить круг лиц, которые вправе просматривать и оценивать характер переписки, избегать избыточного цитирования личного письма в документах дисциплинарного расследования и т.п.

То есть при установлении «слежки» за сотрудником и выборе формы контроля работодатель должен соблюсти баланс интересов себя и работников. Выбранная форма и степень контроля должны быть ровно такими, которые позволяют защитить права работодателя и достичь поставленной цели, но не более.

Пункт 2: разработайте чёткую инструкцию для сотрудников – и для себя

Устанавливая на компьютер специалиста модуль удалённого наблюдения, задайте себе вопрос: «Что именно я хочу узнать? И зачем?». Kickidler может собирать огромные массивы данных, некоторые из которых вы определённо не хотите видеть.

Простой пример: сотрудник забыл о том, что на его компьютере сейчас запущен мониторинг, и открыл личную почту. А там письмо, в котором результаты медицинского обследования. Или конфиденциальная переписка. С одной стороны, человек сам не выключил систему наблюдения – а с другой у вас только что появилась проблема, которой можно было избежать.

Всегда помните, что ваша цель формулируется очень просто: вы хотите, чтобы сотрудник выполнял свои служебные обязанности. Всё. По-хорошему, если человек хорошо справляется с работой, вы вообще практически не следите за тем, что именно он делает – проверяете отчёты время от времени, чтобы найти какие-то возможности для роста сотрудника или оптимизации процесса его труда – но особо не фокусируетесь.

В общем случае вы хотите получить доступ к следующей информации:

• Как быстро сотрудник реагирует на поступающие задачи? Укладывается в нормативные показатели?
• Как быстро он справляется с этими задачами? Соблюдает сроки?
• Насколько точно он делает свою работу? Качественно?

Если с каким-то пунктом проблемы возникает вопрос: «Почему?», тогда дополнительно нужна следующая информация:

• На что человек отвлекается в ходе рабочего дня? Отходит ли он от компьютера за пределами перерыва?
• На каких процессах специалист теряет время? Может быть, можно упростить какие-то согласования, уменьшить количество бюрократии?
• Насколько продуктивно сотрудник работает? Если показатели снизились, это – усталость или заболевание, на которые нужно отреагировать?

В результате у вас появится чёткий список объектов наблюдения:

• Активность в приложениях на протяжении рабочего времени;
• Нажатия клавиатуры на протяжении рабочего времени.

Как правило, этого достаточно. В некоторых случаях можно добавить захват экрана – и тоже строго в рабочее время. Видеонаблюдение через камеры в случае с удалённой работой будет строго лишним.

Кстати, вы можете и вовсе не наблюдать за деятельностью сотрудника в течение рабочего дня, а, например, настроить автоматические уведомления о нарушениях. В нашей программе Kickidler уведомления можно настроить по следующим параметрам: посещение нежелательного сайта, запуск нежелательной программы, опоздание на работу, слишком долгое бездействие, подключение съемного носителя, слишком большой процент непродуктивной деятельности и т.д. Также нашу программу можно настроить так, чтобы она информировала сотрудника о необходимости сделать перерыв. При подключении этой функции программа сама уведомит сотрудника о совершаемом нарушении, опционально руководитель может настроить дублирование уведомлений себе на почту.

Вот мы и ограничили рамки того, что вы хотите получать от Kickidler на удалёнке. Теперь закрепите это – и донесите до сотрудников: 

И чётко следуйте оговорённым правилам: не собирайте никакую лишнюю информацию, она вам не нужна. Будет ОЧЕНЬ неприятно, если случайно полученные скриншоты личных данных попадут к третьим лицам – это колоссальные проблемы и с сотрудниками, и с законом. Гораздо лучше, если таких скриншотов у вас не будет вовсе. Кстати, уже в июле 2020 года мы планируем выпуск функции, позволяющей сотруднику самостоятельно включать и отключать Граббер агент программы.

Отчет по рабочему времени

Отчет по рабочему времени программы Kickidler позволяет автоматически учитывать время, отработанное сотрудником за компьютером.

Помимо учета отработанных часов, программа фиксирует все отклонения от установленного графика работы:

• Опоздания;
• Ранние уходы;
• Прогулы;
• Переработки.

Программа фиксирует данные отклонения, как количественно (количество дней с переработкой), так и суммарно (общее время переработок в заданный период).

Благодаря Производственному календарю Kickidler, есть возможность задавать рабочий график сотрудников, учитывая перерывы, отпуски, больничные и командировки, то есть фиксировать активность сотрудника только в рабочее время, что особенно важно для контроля удаленных сотрудников

Табличные данные отчета можно фильтровать по опозданиям или ранним уходам и группировать по дню, неделе или месяцу.

Hubstaff

Hubstaff – облачный сервис, созданный для контроля фрилансеров и удалённых сотрудников. Это мощная система с обширными возможностями мониторинга и учёта рабочего времени. Интегрируется с Basecamp, Trello, Github, Asana, Paypal и несколькими десятками других сервисов. Подходит для всех компаний, штат которых частично или полностью состоит из удалённых работников, сотрудничающих с фрилансерами.

Hubstaff по функционалу очень похож на Time Doctor, только стоит немного дороже, а также исключает такие инструменты тотального контроля, как онлайн наблюдение за экранами и видеозапись мониторов. 

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Отчёты о рабочем времени сотрудников.
• Отслеживание активности по мышке и клавиатуре.
• Периодическое сохранение скриншотов с экранов сотрудников.
• Поиск фрилансеров с помощью встроенного инструмента.
• Почасовая оплата заработка.
• GPS-трекинг сотрудников.

Цена и ограничения для бесплатной версии

Стоимость базового тарифного плана – 5$ за один ПК в месяц. В бесплатной версии доступен контроль только одного человека, а функционал ограничен отчётами о рабочем времени, слежением за активностью и периодическими скриншотами с экранов.

Недостатки программы

Hubstaff – хороший, но довольно запутанный сервис. Также к его недостаткам следует отнести чрезмерно ограниченный функционал в бесплатной версии и несовместимость с Linux.

Обоснование четвёртого места в рейтинге

По потенциалу Hubstaff мог бы претендовать на 1-2 места, но он почти ничего не позволяет в бесплатной версии, и даже с максимальными возможностями его инструментов недостаточно для того, чтобы обеспечить 100% контроль удалённых сотрудников. Отсутствие записи видео с экранов – очень серьёзный недостаток.

Пункт 3: обеспечьте безопасность собранных данных

Любая передача данных на расстояние – это всегда определённый риск. Чем длиннее цепочка коммуникации, чем больше в ней звеньев, тем сильнее этот риск возрастает. Но идеальная ситуация, в которой сотрудник работает в защищённой комнате непосредственно у отключенного от сети сервера, практически невозможна (и в 99.9% случаев бессмысленна).

Итак, ваши сотрудники работают удалённо. Вы за ними наблюдаете, собираете большое количество конфиденциальной корпоративной информации: переписки с клиентами, деловая почта, документация по проектам, веб-конференции, летучки и т. д. Все в курсе, всех всё устраивает – как сделать так, чтобы все эти закрытые данные остались закрытыми, а не стали достоянием общественности?

Три простых совета:

1. Старайтесь не использовать облачные хранилища. Kickidler по умолчанию предлагает установку на собственные серверы компании, все данные будут храниться у вас – это снижает риски до минимума (хотя если настаиваете, то и на облако поставим без проблем);
2. Создайте систему распределённого доступа: пароли на отдельные папки, каталоги, задачи. Сотруднику что-то не нужно для непосредственной работы? Он не должен это видеть. А доступ к отчётам Kickidler вообще должен быть только у руководства;
3. Проинструктируйте сотрудников. Сложные пароли, никаких «бумажек под клавиатурой». Отошёл от компьютера – вышел из рабочей учётной записи (особенно актуально при работе на удалёнке: к домашнему компьютеру очень часто имеют доступ третьи лица – родственники, гости и т. д.).

В идеале, конечно, использовать корпоративные ноутбуки, но при аккуратном отношении к информационной безопасности и без них проблем не будет.

Как Kickidler учитывает рабочее время

На компьютер сотрудника устанавливается Граббер — программа-агент, которая фиксирует всю активность сотрудника за компьютером.

На Сервере хранится вся собираемая информация об активности сотрудника.

При помощи программы Вьюер руководитель может просматривать действия сотрудников за компьютером.

В Веб-интерфейсе Центрального сервера производятся все настройки программы, а также находятся расширенные отчеты по рабочему времени.

Производственный календарь Kickidler позволит создать рабочие графики сотрудников, отделов, департаментов.

На основе полученных данных об активности пользователя, Kickidler формирует отчеты по рабочему времени:

• Сколько часов в день (неделю, месяц, год) он реально отработал;
• Сколько было опозданий, ранних уходов, прогулов, затянувшихся перерывов;
• Насколько продуктивно сотрудник работал;

Инструменты мониторинга продуктивности работы сотрудников в Kickidler

Учет рабочего времени

Функция учета рабочего времени позволяет решать такие задачи, как подсчет рабочих часов, контроль используемых программ, начисление зарплаты.

Как это работает?

Kickidler в режиме онлайн считает время, которое сотрудник провел за работой, а также список всех используемых им программ и приложений. Для руководителей программа формирует удобный отчет, в котором можно посмотреть эффективность работы каждого сотрудника и начислить зарплату в зависимости от потраченных часов. Данная функция полностью исключает возможность «приписать» себе несколько лишних рабочих часов или получать деньги за то время, которое сотрудник провел на обеде или путешествуя по развлекательным сайтам вместо работы.

Анализ продуктивности

Программный комплекс Kickidler позволяет анализировать продуктивность сотрудников в зависимости от того, какие сайты и программы они используют в течение рабочего дня. Система сортирует их на продуктивные, непродуктивные и нейтральные, и  позволяет показывать, например, только те моменты рабочего дня, когда сотрудник работал над определенным проектом или в определенной программе. Руководитель в любой момент может посмотреть эти данные на удобном графике и проанализировать эффективность работы каждого сотрудника в зависимости от используемых им приложений, программ, сайтов и сервисов.

Автоматические уведомления и алерты

Последнее обновление системы учета рабочего времени Kickidler позволяет настроить показ автоматических уведомлений сотруднику, если он, например, засиделся в Фейсбуке или долго ничего не делает за компьютером. Опционально, алерты о совершаемых нарушениях рабочего распорядка могут отправляться на почту руководителю. Данная функция имеет гибкие настройки и показывать уведомления, если сотрудник, например, 15 минут читает новости в течение часа, или наоборот слишком увлекся работой и работает 3 часа без перерыва. Все зависит от того, как руководитель настроил программу.

Запись видео с рабочего стола

В любой момент времени руководитель может посмотреть, что сейчас делает любой из удаленных сотрудников и скорректировать его действия при необходимости. Все видеозаписи с рабочих столов сотрудников сохраняются в системе. Помимо видеозаписи с экрана программа ведет и запись истории нажатия клавиш (кейлоггер). Это позволяет изучить историю работы сотрудника, его взаимодействия с клиентом или с программой. Данная функция широко используется при работе над ошибками, когда кто-то из сотрудников ввел неправильную команду, и все перестало работать, или, например, ввел неправильные финансовые данные в отчет.

Контроль нарушений

Функционал Kickidler позволяет выявить нарушения рабочего распорядка в режиме реального времени. Сюда можно включить такие действия, как запуск определенных программ, посещение определенных сайтов, заголовки файлов и т.д. Каждое обнаружено нарушение можно сразу изучить с помощью видеозаписи с экрана и кейлоггера. Данная функция позволяет оперативно реагировать на возможные угрозы и вовремя предотвращать попытки хищения информации в компании.

Интерфейс самоконтроля

Данная функция позволяет сотруднику самому видеть собственную продуктивность, кликнув по значку в трее. Она особенно полезна для работников, имеющих проблемы с самоорганизацией. Интерфейс самоконтроля Kickidler создан поможет разгрузить руководителя, лишив его необходимости непрестанно контролировать подчиненных.

Удаленный доступ

Для построения эффективной системы взаимодействия между руководством и удаленными сотрудниками существует функция удаленного управления компьютерами. В один клик руководитель или администратор может подключиться к другому компьютеру, настроить программы, исправить ошибки, восстановить  измененные данные или заблокировать работу сотрудника в случае совершения неправомерных действий.

Kickidler – незаменимый инструмент мониторинга работы удаленных сотрудников

В отличие от уязвимых систем, где руководитель доверяет построенным отчетам, функционал Kickidler позволяет проводить полноценный анализ эффективности работы удаленных сотрудников, оптимизировать взаимодействие в команде, сравнивать данные отчетов с реальной картинкой на экране. Посмотрите полный видеообзор возможностей программы:

Пункт 4: очень осторожно делайте любые выводы

Kickidler даёт вам прозрачные данные, которые легко анализировать – это очень удобно, но только в том случае, если вы точно эту информацию интерпретируете. Простой пример: вы проверяете данные по своему менеджеру и видите, что с 11 до 17 часов она практически не притрагивалась к клавиатуре, а на экране в основном был открыт браузер с новостной сводкой.

Выглядит как прокрастинация? На все 100%. Но вполне возможно, что всё это время менеджер активно общалась с клиентами и партнёрами по телефону, а записи делала в блокноте (многим всё ещё привычнее пользоваться ручкой и бумагой). Таким образом, активности за компьютером не было, а работа выполнялась.

Вывод простой: если вы заметили в Kickidler, что сотрудник занимается чем-то не тем, проверьте результаты его работы перед тем, как делать выводы и принимать какие-то решения. Долгая компиляция проекта у программистов, телефонные звонки у менеджеров и маркетологов, мозговой штурм у инженера – всё это в сухой статистике может выглядеть как провал. Да, в некоторых случаях «яма» в продуктивности ей и окажется, и именно от таких случаев Kickidler вас страхует. Но рубить с плеча всё равно не стоит.

Вы работаете с людьми, а не с числами – опираться на статистику удобно, но руководствоваться только ей нельзя ни в коем случае. Всегда старайтесь использовать для вынесения решения данные из нескольких источников (один из них – прямой вопрос к сотруднику).