Как работнику получить документы о стаже работы

Зачем нужен для расчета пенсии

Согласно действующему законодательству, получение права на страховую пенсию возможно при одновременном соответствии кандидата следующим критериям:

• Наступление установленного возраста (это 55,5 лет для женщин и 60,5 – для мужчин, здесь и ниже по списку приводятся требования для 2019 года).
• Наработка необходимого страхового стажа (10 лет).
• Наличие требуемой величины Индивидуального пенсионного коэффициента (16,2 пенсионных балла).

В действующем законодательстве отсутствуют требования к продолжительности общего стажа (то есть, учитывающего и интервалы ранее 2002 года – времени, когда граждан стали регистрировать в системе обязательного пенсионного страхования). При этом при учете «советского» периода работы гражданин получает определенные преимущества при назначении пенсии и/или определении ее размера. Сюда относятся:

• Досрочный выход на заслуженный отдых. К примеру, мужчинам при 15-летней отработке на Крайнем Севере требуется и общая выработка 25 лет. Для этой ситуации годы из «советского» стажа могут иметь решающее значение при подтверждении права гражданина на льготную пенсию.
• Получение доплаты к пенсионным выплатам при выработке установленного количества лет в некоторых отраслях. Например, имея 30-летний интервал труда в сельском хозяйстве, работник получает право на 25-процентную доплату к пенсии.
• Предоставление дополнительных пенсионных баллов за счет учета нестраховых периодов (например, армейской службы).
• Начисление прибавки к пенсии из-за валоризации – разового увеличения пенсионных выплат в установленных законом случаях, если у гражданина есть возможность подтвердить трудовой стаж СССР.

• Учет советского стажа для перерасчета пенсии
• Учет неподтвержденного стажа при перерасчете пенсии
• Как учитывается северный стаж при назначении пенсии — правила расчета

Порядок подтверждения периодов работы

Базовым нормативно-правовым актом, регулирующим эту процедуру, является Федеральный закон №173-ФЗ «О трудовых пенсиях» от 17.12.2001. Сам порядок рассмотрен в статье 13, где говорится, что:

1. Для лиц, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования (а это все граждане, официально оформленные на работе с 2002 года), документального подтверждения стажа после получения страхового свидетельства не требуется. Трудовые периоды для данного случая включаются в пенсионный расчет на основании информации индивидуального учета Пенсионного фонда России.
2. Периоды до 2002 года могут быть подтверждены документами, полученными непосредственно по месту работы, в архиве или других государственных (муниципальных) организациях.
3. В случае, если по месту выдачи документация не сохранилась по не зависящим от работника причинам (уничтожена при пожаре, наводнении и др.), то в качестве доказательства принимаются показания 2-х и более свидетелей.

Как написать запрос о подтверждении заработной платы и стажа работодателю

Если вы планируете отправлять запросы бывшим работодателям и в архив, то заявления можете составлять в свободной форме — никаких жестких требований по заполнению для этого случая не предусмотрено. В запросе вы излагаете просьбу подтвердить факт или время работы в конкретной организации или стаж работы на таком-то предприятии по такой-то должности или профессии или предоставить сведения о размере заработной платы в период работы в такой-то организации.

Но по трудовой деятельности до 2021 г. такой возможности нет. Обидно терять несколько лет стажа, если можно учесть годы работы и получить заслуженную пенсию. Полезно знать: собрать информацию о трудовом стаже поможет Росархив.

Форма 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов — справки о регистрации по форме 9. Их требуют в таких случаях:

• при поступлении ребенка в детский сад или школу;
• при подаче документов на приватизацию;
• для совершения операций с недвижимостью.

В нормативах указано, какая информация содержится в архивной форме 9, — в этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства. Кроме того, в форме 9 дается характеристика жилой площади. Архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами, отделами Росархива и МФЦ.

Рекомендованный бланк формы 9 представлен на региональных сайтах госуслуг.

В некоторых случаях в составе формы 9 требуют документы о регистрации по адресу, по которому гражданин регистрировался ранее, но теперь снят с регистрационного учета. Порядок получения в архиве аналогичен справочному документу о стаже: гражданин подает заявление, указывает основание для запроса и в установленный срок получает готовый бланк.

Справки о стаже и персонифицированном учете

Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.

Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):

• справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);

• справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);

• заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.

Как подтвердить стаж работы в советское время

К документам, на основании которых Пенсионный фонд России может учесть интервал работы до 2002 года, относятся:

• Трудовая книжка.
• Справки, уточняющие записи из нее.
• Трудовые и иные договора.
• Архивные документы.

Трудовая книжка

Это базовый документ, на основании которого Пенсионной фонд России определяет советский трудовой стаж для пенсии (до 2002 года). При наличии повреждений, неточностей, незаверенных исправлений в трудовой книжке требуется уточнение данных. Для этого гражданин представляет ПФР дополнительные документы, к которым относятся:

• Копии приказов – о приеме на работу, переводе на другую должность, об увольнении.
• Трудовой договор.
• Справка о заработной плате.
• Справка об уплате страховых взносов или копии платежных ведомостей.
• Справки с места трудоустройства (необходима ссылка на приказ о приеме на работу).
• Ранее сделанные выписки из трудовой книжки.

Идеальной ситуацией является случай, когда предприятие, на котором трудился гражданин, продолжает работу.

Необходимо подать заявление на имя руководителя этой организации, указав, что речь идет об уточнении информации для Пенсионного фонда.

Как вариант – необходимые данные запрашиваются в государственном архиве. Согласно закону, предоставление ответа на такое обращение не требует оплаты от заявителя.

Документы при отсутствии записей в трудовой книжке

Работа по совместительству или носившая неофициальный характер тоже может стать причиной увеличения трудового стажа. Для этого случая необходимым условием является перечисление обязательных бюджетных платежей (для данной ситуации это единый соцналог или пенсионные взносы) и наличие подтверждающих документов. К ним относятся:

• Гражданско-правовой договор. Он может быть авторским, подрядным, на оказание услуг. Оформление этого документа должно соответствовать законодательным требованиям (содержать реквизиты сторон, подписи и др.) и к нему обязательно должны прилагаться справки о перечислении социального налога или пенсионных взносов. Как вариант, авторский договор и другие аналогичные документы должен иметь скрепленную печатью специальную отметку о перечислении.
• При отсутствии договорных отношений – справки, подтверждающие внесение необходимых бюджетных платежей.

В первые 4-5 лет после распада Советского Союза многие работодатели попросту не вносили необходимые данные в трудовые книжки. Особенно это затрагивает лиц, работавших в колхозах/совхозах, разных кооперативах, занимавшихся индивидуальной практикой. В таких ситуациях единственным способом подтверждения является документ об уплате обязательных платежей.

• Причины маленькой пенсии при большом рабочем стаже
• Как периоды учебы будут засчитываться в пенсионный стаж с 2019 года
• Перерасчет пенсии по стажу

Свидетельские показания

Этот вид доказательства советского стажа принимается в случаях:

• Утраты или порчи документации не по вине работника (например, из-за небрежного хранения работодателем).
• Уничтожения необходимых документов во время стихийных бедствий или других чрезвычайных происшествий.

Используя данный способ подтверждения, гражданину необходимо:

1. Получить в архиве справку об отсутствии необходимых документов с указанием причины, например, из-за пожара на предприятии.
2. Обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России, пригласив с собой 2-х или более свидетелей для доказательства факта работы на данном предприятии.

Законодательство накладывает ограничения на подтверждение этого типа:

1. Таким способом можно доказать не больше половины трудового стажа.
2. С помощью свидетельских показаний нельзя подтвердить два обстоятельства. Это отработка льготного стажа для получения права на досрочную пенсию и перечисление средств во внебюджетные фонды.
3. Свидетели должны иметь доказательства убедительности своих слов (например, если это коллеги по работе, то их трудовая книжка должна отражать факт устройства в данную организацию). Без этого обстоятельства их показания не будут считаться достоверными.

Нюансы, которые могут возникнуть при получении

Основным документом выступает трудовая книжка, именно в ней фиксируют время официального трудоустройства. Справка о трудовом стаже оформляется при получении первого опыта работы и используется на протяжении всего срока жизни. Книжка является важным доказательством, которое не может игнорировать ПФР.

Трудовой договор

Стоит отметить тот факт, что трудовая книжка содержит не только количество отработанных дней, но и то, в какой должности работал человек, а также в ней описаны причины увольнений. Существуют и другие документы, которые могут установить срок периода работы, но они не всегда являются доказательством. Поэтому их предъявление не гарантирует положительного результата. К таким бумагам можно отнести:

• трудовой договор, заключенный с фирмой;
• бумаги, которые подтверждают отчисления для пенсионного фонда и налоговой;
• ведомости по заработной плате;
• выписки, сделанные из приказов руководства фирмы;
• выписки из архива и военкомата.

Обратите внимание! Перечисленные выше документы выступают хорошим доказательством для подтверждения периода труда, поэтому они могут стать основанием для начисления выплат по пенсии. Рассматриваться выписки и справки будут только тогда, когда трудовая книжка имеет определенные неточности

ПОДРОБНОСТИ: Характеристика с места работы

Выписки из архива и военкомата

Когда у сотрудника отсутствует трудовая книжка, период работы придется подтверждать множеством дополнительных документов. Бывают случаи, когда собрать бумаги не удается, так как предприятие было ликвидировано, а весь его архив уничтожен. Тогда гражданин обращается в налоговую и фонд страхования, чтобы получить выписки о регулярных перечислениях. Если представить справку о стаже работы по образцу нет возможности, на помощь придут свидетельские показания.

Если справка о страховом стаже необходима, но получить ее из архива нет возможности, то гражданину придется обратиться к свидетельским показаниям. Когда такая мера не помогает, следует подать иск на ПФР. При каждом из этих случаев необходимо иметь не менее двух свидетелей.

В самом процессе сбора информации о своем трудовом стаже особых сложностей возникать не должно. Если Вы действительно являетесь бывшим работником определенной организации, если у Вас есть паспорт гражданина РФ, и если Вы написали официальное заявление, то Вам обязательно должны предоставить нужные данные.

Но что же делать, если фирмы, в которой Вы раннее работали, больше не существует? Решение этого вопроса будет весьма несложным: Вам необходимо обратиться в соответствующий архив своего города, в котором сохраняется вся документация бывших организаций. Напишите заявку, подтвердите свою личность, и Вам обязательно помогут с выдачей справки о Вашем стаже.

Если фирма меняла свое название, то этот факт также должен быть указан в предоставляемой справке, иначе могут возникнуть проблемы с идентификацией учреждения в фонде. Это говорит о том, что процедуру выдачи и получения справки необходимо будет производить повторно.

В составлении и получении бумаги, подтверждающей стаж бывшего работника, нет ничего сложного и замороченного. Заявитель обращается с официальной просьбой в предприятие, где ему в течении трех дней должны предоставить готовый документ, который подтверждает факт его трудового стажа. Сроков давности данная справка не имеет.

Правила подсчета трудового стажа

На сегодняшний день для начисления различного рода пенсионных пособий в России используется три вида стажа:

1. Общий трудовой стаж. Под ним следует понимать общее время работы гражданина.

1. Страховой стаж. Период, за который в пользу работника отчислялись взносы в ПФР.  Граждане, являющиеся предпринимателями, обязаны платить их за себя самостоятельно. Также взносы отчисляются с выплат по договорам ГПХ.

1. Специальный, льготный стаж. Под ним понимается работа в исключительных, непростых условиях, на вредных производствах, а также осуществление трудовой деятельности на профильных должностях в организациях здравоохранения и образования.

Учет производится по следующим правилам:

1. Используется календарное исчисление периодов по принципу вычета из даты окончания трудовой деятельности дату начала, плюс один день.
2. Если гражданин работал на двух работах (по совместительству), то приоритет отдается тому периоду совпадающей трудовой деятельности, расчет которого наиболее выгоден для начисления пенсии.
3. Для подсчета любого вида стажа используется трудовая книжка – первый документ, который способен подтвердить периоды трудовой деятельности работника. Для предоставления в ПФР она должна быть оформлена правильно, то есть:

• Все записи в ней должны быть отражены в локальных документах работодателя – приказах. В трудовой книжке обязательно указываются их реквизиты (номер и дата).
• Записи об увольнении должны скрепляться печатью организации. Это правило не касается работы у индивидуальных предпринимателей, для которых, в принципе, наличие печати было необязательным условием для ведения соответствующей деятельности.
• Помарки и исправления в трудовой книжке недопустимы.

В соответствии с нормами законодательства в стаж, кроме осуществления рабочей функции по трудовому договору, входят:

• «больничные»;
• время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• период осуществление ухода за нетрудоспособными гражданами (при ряде условий);
• служба в армии и приравненных к ней структурах (при ряде условий);
• срок нахождения в статусе безработного с получением соответствующего пособия (при ряде условий);
• время нахождения с супругом, являющимся военнослужащим контрактной службы в местности, где трудовая деятельность не представляется возможной.

Не входят в стаж следующие периоды:

• обучение в ВУЗах и ССУЗах;
• прохождение производственной практики;
• отбывание наказания в местах лишения свободы;

Пример заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ФАКТА РАБОТЫ

17.09.2021 г. я обратился в отделение пенсионного фонда в Большеярском районе г. Астрахань для назначения пенсии по старости. В ходе оформления пенсии установлено, что в трудовой стаж не включили период работы в качестве водителя в колхозе «Октябренок» (с. Новоелецк Астраханской области) в период с 1988 г. по 1993 г.

Согласно письменным разъяснениям сотрудников ПФР, в трудовой книжке неправильно оформлена запись о работе. А именно: не указаны конкретные даты приема на работу и увольнения (отсутствуют числа), а также проставлена печать колхоза «Октябрь», а не «Октябренок». В связи с указанным обстоятельством в зачислении периода работы с 15.01.1988 г. до 01.04.1993 г. в колхозе «Октябренок» мне отказано и рекомендовано через суд установить факт работы.

Запись была оформлена неверно, поскольку работник отдела кадров допустила описки, не указано о переименовании колхоза в 1991 году. Сейчас исправить записи невозможно, поскольку колхоз ликвидирован.

Подтвердить факт работы в колхозе «Октябренок» могут бывший председатель Советов Роман Алексеевич, бывший кадровик Попова Василиса Игоревна, копии документов, связанных с работой.

1. Установить факт работы Попова Виталия Андреевича в колхозе «Октябренок» в с. Новоелецк Астраханской области в должности “водитель” в период с с 15.01.1988 г. по 01.04.1993 года.

1. Квитанция об уплате госпошлины в суд
2. Приказа о приеме на работу
3. Копия трудовой книжки заявителя
4. Выписка из ЕГРЮЛ в отношении колхоза “Октябренок”
5. Копия справки архива
6. Грамоты, благодарственные письма
7. Книжка колхозника
8. Ходатайство о вызове свидетелей
9. Уведомление об отправке документов заинтересованным лицам

20.01.2022 г. Попов В.А.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР

У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.

Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07.03.2018)).

Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».

Для направления запроса (пример 4) необходимо иметь письменное согласие работника на получение его персональных данных.

Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».

Что в нем должно быть указано

Специалисты советуют оформлять и выдавать справку на фирменном бланке компании, но включать в нее следующие пункты:

• данные о работодателе, с указанием регистрационных реквизитов, адреса и контактных данных. При смене названия фирмы, данный факт тоже следует указать;
• номер документа, согласно внутренней очередности;
• дата и место составления бумаги;
• основная часть, где содержаться данные о: структурном подразделении, должности и времени занятости на предприятии обратившегося лица;
• ссылки на документы, выступающие основанием для этой записи.

Иногда в справке используются дополнительные сведения, но это не является обязательным требованием. Бумага должна быть заверена личной подписью директора или иного уполномоченного лица. Оттиск печати обязательно. Справка регистрируется в журнале регистрации таких документов.

При заполнении бланка следует руководствоваться документами по исчислению льготного стажа. Постановлением Правительства РФ от 11.07.2002 № 516 утверждены Правила исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со ст. 27 и 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в РФ».

В справке следует отразить:

• сведения о работодателе;
• Ф.И.О. и должность работника, дающую ему право на льготную пенсию;
• дату трудоустройства сотрудника и дату его увольнения (если имело место) со ссылкой на приказы;
• периоды прохождения курсов повышения квалификации;
• периоды нахождения в ученических отпусках;
• периоды нахождения сотрудника в отпусках без сохранения зарплаты;
• срок нахождения работницы в отпуске по уходу за ребенком;
• бланк подписывается работодателем, начальником отдела кадров и главным бухгалтером;
• обязательно указывается дата выдачи и номер справки. Проставляется угловой штамп.

Следует заметить, что наниматель несет ответственность за достоверность указанных в справке сведений. А бланки, заполненные с ошибками и помарками, специалистами ПФР в работу не принимаются.

Срок действия архивной справки

В статье 62 ТК РФ указано, что работодатель обязан выдать такую справку сотруднику в течение трех суток с момента поступления запроса. Бумага должна быть заверена должным образом и в установленном законодательством порядке.

Основанием для подготовки документа является заявление от работника. Обращение составляется по внутреннему образцу предприятия, должно быть подписано лично заявителем. Заявка должна содержать следующие пункты:

кто подает документ и кому он направляется

Здесь важно вписать не просто личные данные, но и должность получателя/отправителя;
название документа – заявление, указывается по центру листка;
указание числа экземпляров справки, которые требуются обратившемуся работнику;
дата составления запроса и личная подпись обратившегося лица.. Составленный документ передается в бухгалтерию или в отдел кадров

На практике все бывает намного проще, поскольку в маленьких компаниях справки выдают просто по устной просьбе

Составленный документ передается в бухгалтерию или в отдел кадров. На практике все бывает намного проще, поскольку в маленьких компаниях справки выдают просто по устной просьбе.

Не смотря на то, что архивная справка о подтверждении трудового стажа не имеет срока годности, ее могут признать недействительной, если она содержит исправления и помарки. Либо в документе отсутствуют обязательные для справки реквизиты.

Справка является носителем сведений относительно работы у одного работодателя, так что, если их несколько нужна справка относительно каждого места работы.

Выдается официальный документ действующей организацией или делается запрос в архивах личных дел работников, куда после ликвидации работодатель передает документы. Выдача происходит:

• на основании заявления работника;
• запроса юрлица, в отношении определенного работника;
• по решению суда относительно восстановления годов работы.

Архивная выписка имеет унифицированную форму и содержит такие данные:

• реквизиты и название предприятия-работодателя;
• ФИО и данные заявителя;
• его должность;
• период сотрудничества;
• размер зарплаты с разбивкой по месяцам и годам;
• % отчислений в ПФР.

Справки об общем, непрерывном, страховом стаже

Скачать форму справки о стаже работы

По действующему пенсионному и трудовому законодательству понятия «общий стаж» и «непрерывный стаж» утратили свою актуальность. В настоящее время мы можем говорить только о страховом стаже. Однако не у всех граждан трудовая деятельность охватывается только страховым стажем, так как расчет его мы ведем лишь с 1 января 2002 года. Периоды работы до 2002 года составляют трудовой стаж. Поэтому если требуется справка об общем стаже, то в нее включают и трудовой, и страховой стаж.

Запросить такой документ можно по последнему месту работы, так как при трудоустройстве всегда делают ксерокопию трудовой книжки. Так же, как и обычную справку, эту бумагу работодатель готовит не более 3 рабочих дней.

Подпишитесь на рассылку

При составлении справки сотрудник кадровой службы просто складывает периоды трудовой деятельности по количеству годов, месяцев и дней в порядке, который предусмотрен главой 3 закона «О страховых…» от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Далее в документе отражается общая продолжительность трудового времени. В основании указываются номера записей в трудовой книжке.

Образец справки о страховом стаже работы можно скачать здесь. 

Как получить справку о страховом стаже

Для получения справки о стаже работающему сотруднику необходимо соблюдать определенный порядок. На имя работодателя работник пишет заявление и отдает его секретарю. Для фиксации даты заявление пишется в двух экземплярах, одно из которых секретарь зарегистрирует, а на втором поставить отметку о получении, дату и отдаст работнику.

Бывшему работнику помимо заявления потребуется также предъявить и паспорт.

В том случае, если компания уже реорганизована, бывшему работнику придется обратиться к ее правопреемнику, то есть в ту компанию, куда были переданы все документы, включая и кадровые. Если такой компании нет, работнику нужно направить запрос в городской архив с целью получения архивной справки о подтверждении трудового стажа.