Объявление на взнос наличными

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 4: прием наличных

Это условие по-разному соблюдается в зависимости от категории бизнеса:

• для малых форм и микропредприятий оформлять ПКО не надо, так как они применяют упрощенный вариант отчетности;
• для среднего и крупного бизнеса прием наличных обязательно осуществляется с использованием приходника (ПКО)

Обязательные реквизиты документа:

• подписи бухгалтера (руководителя);
• точное указание передаваемой суммы;
• наличие документов подтверждения, если такие указаны в ПКО.

Пересчет получаемых средств производится в присутствии лица, которое передает наличность. При совпадении сумм на ПКО ставиться печать и подпись (на квитанции). Сама квитанция передается стороне расчетов.

ПКО по форме КО – 1 можно ниже.

Бланк ПКО форма КО-1

Ведение кассовой дисциплины в 2021 году

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста. Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции

Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Оформление в бухгалтерии

Как оформить передачу денежных средств в банк документально? В независимости от того каким образом были сданы денежные средства в банк, нужно оформить расходный кассовый ордер, а также внести запись в кассовую книгу. В кассовом ордере, который оформляется при расходе денежных средств следует указать:

1. В графе “Выдать” – ФИО того работника организации, который собственноручно собрал и передал сотрудникам службы инкассации банка наличность.
2. В графе “Приложение” – следует указать номера и даты составления первичных документов.

• Скачать бланк расходного кассового ордера
• Скачать образец расходного кассового ордера

Далее, на фото Вы можете увидеть образец записи в кассовой книге

Порядок заполнения кассовых документов отражен в пункте 4.6 абзаца 3 и пункте 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, а также разъяснен в письме ЦБ РФ от 16.10.2015 г. № 29-1-1-ОЭ4065.

В том случае, если денежные средства сдаются в кассу банковского учреждения, необходимо заполнить соответствующее объявление на взнос наличными.

Объявление на взнос наличными включает в себя 3 документа:

1. Само объявление.
2. Ордер.
3. Квитанцию.

В том случае, если наличность сдается инкассаторам, то к их приезду уполномоченное лицо (кассир, старший кассир) должно подготовить денежные средства, которые необходимо положить в специальную сумку, выдаваемую банком и составить следующий перечень документов:

• Накладную к банковской сумке.
• Препроводительную ведомость.
• Квитанцию к сумке.

Уполномоченное лицо должно вложить ведомость непосредственно в банковскую сумку с наличностью. Далее, сумку следует опломбировать, так чтобы в процессе транспортировки ее нельзя было незаметно открыть. Сумка с наличностью и накладная должны будут быть переданы инкассатору.

Также уполномоченное лицо при передаче денежных средств должно будет заполнить специальную явочную карточку. Инкассатор при приемке сумки с наличностью должен будет подписать квитанцию, которая прилагается к сумке и оставить на ней оттиск штампа.

Данная квитанция остается в организации. Порядок действий уполномоченного лица предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П В банковском учреждении кассир банка должен будет сверить ту сумму денежных средств, которую ему фактически передали из организации с суммой, которая указана в объявлении. В том случае, если суммы идентичны, то он подписывает все документы и передает сотруднику данной организации квитанцию.

В том же случае, если суммы не совпадают, то объявление на взнос придется оформить повторно с указанием фактической суммы, сданной в банк. Кассир банковского учреждения при повторном заполнении объявления должен будет перечеркнуть ошибочно составленное объявление на взнос и на обратной стороне квитанции оставить свою подпись с указанием фактически принятой им суммы. Правила повторного заполнения объявления прописаны в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П

Если сотрудник банка при осмотре наличности обнаружил сомнительные купюры, то их он должен будет отправить на соответствующую экспертизу, а также должен будет составить следующий перечень документов:

• Ордер о передаче ценностей.
• Акт о вскрытии банковской сумки с наличностью и пересчета денежных средств.
• Справку о том, что сомнительные купюры были переданы на экспертизу (2 экземпляра).

Порядок действий при работе с сомнительными купюрами прописан в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П. В том случае, если экспертиза подтвердит факт того, что купюра фальшивая, то в организацию должны будут передать акт о проведенной экспертизе.

Полезными для вас могут стать и другие публикации наших экспертов, прочтя которые, вы узнаете:

• В чем заключаются отличия выручки от оборота, себестоимости, а также от дохода и прибыли?
• Как отображается выручка ИП на УНС?
• Где найти строку выручки в балансе и на каком бухгалтерском счете ее отображают?
• Что значит и когда проводится факторный анализ?
• Что такое валовая выручка?

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца

ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.

Требования к новому образцу ККТ:

• касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
• на корпусе указан заводской номер кассы;
• наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
• наличие встроенных часов онлайн-режима;
• возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
• печать фискальных документов;
• формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
• возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
• прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
• печать QR кода на чеке;
• возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
• возможность поиска любого документа по номеру;
• исполнение протоколов обмена информацией.

При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:

• форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
• журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Когда требуются дополнительные проводки для отражения поступления выручки на расчетный счет

Выручка из кассы компании может попасть на расчетный счет через специального посредника (инкассатора банка). Если через инкассатора сдана выручка в банк — какая дополнительная проводка может понадобиться?

В таком случае в бухучете появляется дополнительная запись, учитывающая нахождение наличной выручки «в пути» от кассы к расчетному счету. Появление инкассатора в цепочке движения выручки из кассы в банк требует фиксации в бухучете следующего набора проводок:

Дополнительная проводка для отражения выручки, находящейся «в пути», требуется еще в одном случае: если выручку кассир компании сдает в банк через терминал — подробнее об этом читайте далее.

Какой проводкой оформить передачу на расчетный счет уставного капитала, расскажем в этой статье.

Наличная выручка сдана в банк: какие записи произвести в учете

Не всегда у компании есть возможность работать исключительно с безналичной выручкой. Если выручка от покупателей получена наличными деньгами и остаток в кассе превышает установленный лимит, сверхлимитную сумму необходимо сдать на расчетный счет.

Как устанавливается лимит кассы, рассказываем в этой публикации.

Из кассы наличная выручка сдана на расчетный счет — какой проводкой можно отразить в учете эту операцию?

Операция по сдаче выручки на расчетный счет сопровождается оформлением кассовых документов (расходного кассового ордера, объявления на внесение наличных денег и др.) и отражается в учете проводкой:

Если выручку в банк доставляет не представитель компании (кассир или иное уполномоченное лицо), могут понадобиться дополнительные проводки.

Деньги из кассы на личные нужды

Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Где обменивают испорченные банкноты

Когда речь заходит о необходимости обмена, большинство владельцев испорченных купюр направляются в Сбербанк, ошибочно полагая, что только там можно бесплатно заменить банкноты. На самом деле произвести эту процедуру можно в любом коммерческом банке.

Обмен поврежденных банкнот регулируется законодательством Российской Федерации. В тексте ФЗ указана формулировка «кредитные организации» — это значит, что обмен производится любым зарегистрированным на территории страны и имеющим государственную аккредитацию банком. Сюда относятся и те учреждения, которые считаются «государственными», и частные банки. Любой из них обязан при визите клиента бесплатно обменять испорченные купюры.

Если вы не хотите тратить деньги на визит в банк, можно попробовать расплатиться поврежденной купюрой в транспорте, магазине. Надорванные и заклеенные банкноты довольно успешно принимают банкоматы и терминалы. Но в этом случае стоит заклеивать разрывы клеем и калькой, а не скотчем.

Порядок оформления фонда

Выдача кассиру размена регулируется Типовыми правилами использования ККМ, установленными Минфином №104 от 30 августа 1993 года. В частности, речь об этом идет в пункте 3.8 и 3.8.1. В этих пунктах прописано, что кассир, в начале рабочего дня, должен получить все нужное для исполнения своей деятельности. В перечень необходимых предметов входят и разменные купюры. Выдаются деньги под роспись. Основание выдачи – расходного кассового ордера. Никаких документов больше оформлять не нужно. Составленные расписки и акты приема в данных обстоятельствах не будут иметь юридической силы. Второй шаг – внесение информации в кассовую книгу.

Формирование фонда выполняется на основании этих двух бумаг. Они подтверждают, что в кассе находятся именно деньги для размена, а не излишки. По завершении дня остаток сдается.

Для облегчения прохождения проверки рекомендуется издать локальный приказ о выдаче РФ. В нем указывается точная сумма налички для целей размена, условия выдачи денег, сдача по каждой ККТ. Копию Приказа и ордер рекомендуется хранить на месте установки кассы. Документы должны быть всегда под рукой. Нужно это для того, чтобы их можно было оперативно достать при проверке.

ВАЖНО! На выручку, облагаемую налогом, и разменные деньги составляются различные ордеры

ВНИМАНИЕ! Если в компании работает несколько кассиров, нужно составить еще одну бумагу. В частности, это книга учета предоставленных денег

Составляется она по форме №КО-5.

Предельный размер расчетов наличными не изменился

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Взнос наличными в банк

Пример: Из кассы организации «Конфетпром»на расчетный банковский счет этой организации 28.08.2012 были внесены наличные денежные средства в сумме 10000 руб. Для отражения этой операции необходимо создать документ «Расходный кассовый ордер» (меню или вкладка «Касса») с видом операции «Взнос наличными в банк». При проведении документ формирует проводку Дт 51 Кт 50.

Движения по расчетному счету отражаются в журнале «Банковские выписки». Однако,если мы откроем этот журнал (меню или вкладка «Банк») и укажем дату 28.08.2012, то увидим, что операции за этот день в нем отсутствуют. Тем не менее, в нижней части журнала отображается сумма поступления 10000 руб. Чтобы увидеть документ, которым был оформленвзнос наличными в банк, необходимо нажать ссылку «В том числе перемещения». В списке перемещений отображается расходный кассовый ордер:

Как сдать остаток денежных средств в банк: порядок оформления

Независимо от того, каким способом происходит сдача наличности в банк оформить нужно будет РКО (расходный кассовый ордер), а также сделать запись в кассовой книге. В РКО указывается следующая информация:

• по строке «Выдать» указывается ФИО сотрудника компании, который собирает и передает инкассаторам денежные средства;
• по строке «Приложение» указываются даты и номера первичных документов.

Если наличные сотрудник компании сдает сразу в кассу банка, то заполняется объявление на взнос наличными, состоящее из следующих частей: объявления, квитанции и ордера.

Если наличка передается инкассатору, то к их приезду необходимо подготовить деньги, сложить ее в специальную сумму, выданную банком и составить следующие документы:

• препроводительная ведомость;
• накладная к сумке;
• квитанция к сумке.

Ведомость кассир вкладывает с сумку с наличными, которая после этого пломбируется так, чтобы во время транспортировки вскрыть ее незаметно было бы невозможно. Сумка с наличными вместе с накладной передается инкассатору. Также кассиру нужно будет заполнить явочную карточку, которую ему предъявит инкассатор. Принимая сумму, инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней штамп. После этого квитанция передается кассиру и остается в компании. Указанный порядок действия предусматривается Положением Банка России №318-П.

Кассиру банка предстоит сверить сумму денег, переданную ему с той, что указана в объявлении. Если все верно, то он подписывает все документы, а сотруднику компании отдает квитанцию сотруднику компании. Если же суммы будут разными, то объявление на взнос наличных нужно будет оформить заново. Ошибочный документ кассир банка должен будет перечеркнуть и на обороте указать действительную сумму и свою подпись. Если при проверке наличности кассиром будет обнаружена сомнительная купюра, то кассир банка отправит ее на экспертизу. При этом ему потребуется составить:

• акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
• ордер по передаче ценностей;
• справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Если в результате проведенной экспертизы выяснится, что купюра на самом деле является фальшивой, то компании будет выдан акт экспертизы.

Изменения в депонировании зарплаты

Невыплаченная работнику заработная плата должна быть депонирована. Поэтому в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Так же он должен рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.

Депонированные суммы необходимо было сдавать в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. В связи с этим, учреждение могло не сдавать депонированные денежные средства в банк, конечно соблюдая лимит по остатку денежных средств в кассе учреждения.

Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания 3210-У утратил силу.

Требование делать отметку в ведомости на выдачу заработной платы о депонировании заработной платы отменили, но и запрета на это нет. Можете продолжать делать эту запись. Невыданную в срок заработную плату нужно сдавать в банк.

Лимит наличных расчетов

Прежние правила наличных расчетов были утверждены указаниями Центробанка от 7 октября 2013 г. № 3073-У. Они утратили силу 27 апреля 2021 года. С 27 апреля 2021 г. действуют новые правила наличных расчетов в РФ, которые утверждены указаниями Центробанка от 9 декабря 2021 г. № 5348-У.

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами ограничены при расчетах:

• между организациями;
• между организацией и ИП;
• между ИП.

Лимит расчетов наличными в сумме 100 000 рублей (или эквивалентной суммой в инвалюте) по одному договору был таким по старым правилам (в соответствии с Указанием № 3073-У), таковым он остался и по новому Указанию № 5348-У.

Лимит расчетов наличными по одному договору (не более 100 000 рублей) следует соблюдать и в случае, если срок договора истек, а расчеты по нему еще не завершены и за покупателем остался непогашенный долг.

Если вы нарушили установленный лимит расчетов наличными, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

А что делать, если сумма по договору, который предполагает наличный расчет больше 100 000 рублей?

Даже если это 100 001 рублей, вас оштрафуют. Можно расплачиваться не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 50 000 руб., а по второму – 51 000 руб.). В этом случае никакого нарушения не будет.

Малое предприятие воспользовалось своим правом и не устанавливает лимит остатка наличных в кассе. Действуют ли обязательные сроки сдачи наличной выручки в банк (не более семи дней)?

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Организация вправе установить самостоятельно, периодичность сдачи сверхлимитной выручки. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдается выручка раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита кассы. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Малое предприятие не обязано устанавливать и соблюдать лимит кассы, а значит, обязанности по сдаче выручки в банк у нее также нет.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.