Электронный документооборот: что это такое, функции, системы эдо

Плюсы и минусы ЭДО

У электронного документооборота есть несколько существенных преимуществ перед бумажным:

• На операции с электронными документами уходит меньше времени, что ускоряет процессы как внутри компании, так и при работе с контрагентами
• Хранить электронные документы проще, чем бумажные; они размещаются на компьютерах пользователя или серверах оператора
• После внедрения ЭДО сокращаются затраты на бумагу, оргтехнику, хранение и доставку документов
• Для хранения и передачи документов используются защищенные сервера и каналы связи, что обеспечивает безопасность и конфиденциальность документооборота
• Систему ЭДО можно настроить под нужды своего бизнеса — например, назначить уровни доступа или организовать обмен данными с интернет-бухгалтерией — что поможет оптимизировать некоторые процессы
• Для работы с системой обычно достаточно устройства с доступом в интернет и электронной подписи

При этом необходимо учитывать и ряд существенных недостатков:

В процессе использования ЭДО есть риск утечек документов из-за хакерских атак или технических сбоев, поэтому необходимо уделять дополнительное внимание безопасности
Внедрение электронного документооборота, особенно в зрелый бизнес, часто требует дополнительных затрат — от оплаты подключения к оператору и выпуска КЭП до покупки дополнительного оборудования и обеспечения стабильной связи
Если еще не все ваши контрагенты внедрили у себя электронный документооборот, то вам придется совмещать его с бумажным
На обучение сотрудников и их адаптацию к использованию нового порядка работы может уйти дополнительное время

Подключать электронный документооборот стоит как можно раньше, пока налажены еще не все процессы. В этом случае внедрить его будет проще и дешевле, чем для зрелого бизнеса. При этом стоит заранее заложить в возможные расходы средства на обеспечение безопасности документооборота и обучение персонала, который будет иметь доступ к системе.

Функции бумажного документа

Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:

• документ несет в себе определенную содержательную информацию;
• документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
• документ обязан зафиксировать условия составления;
• документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
• документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.

Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.

Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.

Принципы действия СЭД

К базовым принципам электронного документооборота относят:

• разовая регистрация документа, дающая возможность идентифицировать его в любой системе
• одновременное осуществление нескольких операций, за счет чего сокращается время движения и исполнения документов
• бумаги находятся в постоянном движении, что помогает определить ответственного за их исполнение на каждом из этапов
• единая база, гарантирующая исключение дублирования документов на любой из стадий
• эффективно организованная система поиска, позволяющая отыскивать нужную бумагу даже обладая о ней минимальной информацией
• отлаженная отчетность по любым атрибутам документа, дающая возможность контролировать его продвижение

Это делает электронный документооборот намного эффективнее и качественнее бумажного.

Развитие электронного документооборота в России

Высокая стоимость программ иностранной разработки и необходимость адаптировать их к российской нормативной базе закономерно привели к тому, что по количеству внедрений СЭД российской разработки опережают зарубежные аналоги. 

Отечественные разработки привлекательны для российских потребителей сразу по нескольким причинам:

• более низкая стоимость внедрения;
• функциональность и гибкость программ не уступает заграничным аналогам;
• программы разработаны с учётом требований российских законов и специфики отечественного делопроизводства;
• получить поддержку отечественной программы проще;
• нет риска попасть под международные санкции.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о внедрении электронного документооборота. Это решение оформляется приказом для компании. Некоторые компании разрабатывают специальные местные акты, которые регулируют рабочий процесс и утверждение документов внутри компании, такие функции включают согласование документов между отделами, контроль, подписание руководством и сохранение архивных документов.

На втором этапе нужно выбрать, какую подпись компания будет использовать при обработке документов.

Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или других средств подтверждает факт создания электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая:

1. полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет идентифицировать человека, подписавшего электронный документ;
3. позволяет выявить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. осуществляется средствами электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая соответствует всем характеристикам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным характеристикам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, подтверждающие соответствие требованиям (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако , во многих случаях документы требуются из соображений безопасности, это усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра, чтобы выбрать компанию, специализирующуюся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы с той или иной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительного функционала, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания сертификационного центра в случае технических сбоев и оформить документы проблемы управления

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятый шаг – заключение договора с удостоверяющим центром. В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ (изменено 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или государственный орган или орган местного самоуправления, выполняющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки подлинности электронные подписи, а также другие функции.

Шестой этап – внедрение электронного документооборота в компании, организация специфического обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронном формате по взаимному соглашению сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для получения и обработки таких счетов-фактур в утвержденном формате.

Работа с электронным документооборотом

Порядок использования систем ЭДО — общий для всех операторов. От последнего зависит, в первую очередь, дополнительный функционал и способы доступа к системе. Работа с документами в рамках ЭДО обычно выглядит следующим образом:

• Сотрудник компании или ИП формирует в системе документ — с нуля или по заданному шаблону — и подписывает электронной подписью
• Документ отправляется конечному получателю через систему
• Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью
• Система сообщает отправителю о том, что документ получен и подтвержден

Если ваш контрагент подключен к другой системе ЭДО — убедитесь, что ваши операторы могут обмениваться документами со сторонними системами. Обычно эта опция бесплатная и доступна на всех основных тарифах. 

Подобным образом выглядит электронный документооборот внутри организации — например, между отделами или филиалами. Внутреннее движение документов включено в стоимость основного тарифа. После успешной передачи и подтверждения документы переводятся в архив, где в любое время можно посмотреть подробную информацию о них.

Рекомендовано для вас
Как работать с маркировкой товаров
Как подключить зарплатный проект и пользоваться им
Для чего нужны корпоративные карты и как пользоваться ими

Электронные документы делятся на два типа — формализованные и неформализованные. Первые подчиняются строгим требованиям к порядку формирования и передачи, установленным ФНС или другими органами, для вторых подобных требований нет. К неформализованным относятся, в частности, договоры, письма, доверенности, к формализованным — счета-фактуры, акты, товарные накладные. Тип документа и требования к нему необходимо учитывать при его оформлении и передаче.

У многих операторов есть база готовых образцов и бланков различных документов, которая упрощает их подготовку. Подобные шаблоны изначально составляются с учетом требований, что поможет избежать претензий со стороны контрагента и проверяющих органов. Количество доступных бланков и образцов может зависеть от подключенного тарифа. Хорошим вариантом будет оператор, позволяющий создавать пользовательские шаблоны для нестандартных документов.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:

Во-первых, как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.

Во-вторых, многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

В-третьих, частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.

В-четвертых, так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Правовое регулирование

В России эта система в последнее время активно внедряется. В связи с этим соответствующие изменения вносятся в различные нормативные и правовые акты. В частности, Гражданский кодекс позволяет использовать электронные документы, заверенные ЭЦП. С их помощью разрешается заключать сделки, любые соглашения, если к формам документов не предъявляются особые требования.

В федеральном законе «Об информации», принятом в 1995 году, содержится статья, описывающая, какой юридической силой обладает документ, созданный с помощью автоматизированных технологий.

Само понятие ЭЦП закреплено в соответствующей статье Гражданского кодекса. Доказательная сила документа, заверенного с помощью электронной подписи, дополнительно подтверждается в разъяснении федерального арбитражного суда, вынесенном в 1994 году.

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию.

Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
  источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
  хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
  распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
  может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
  маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
  (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
  обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
  архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления цифровым контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается.
Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: он должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность?

Для этого создана электронная подпись в документообороте — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки.
Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда ставил подпись.

При использовании информационной системы все «сложности», с которыми может столкнуться сотрудник компании, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях».
Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Если вы хотите изучить вопрос использования ЭП, обратитесь к разделу Просто об электронной подписи

Итоги

Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?